Modernisation de la GRC avec Oracle NetSuite

Simplifier l’intégration des systèmes de Wolters Kluwer après une acquisition majeure

La pratique Oracle NetSuite de HCLTech a suralimenté les écosystèmes ERP du client avec Oracle Cloud

Aperçu

Wolters Kluwer est une entreprise mondiale de premier plan dans le domaine des services d’information et de l’édition, qui offre des produits et services aux professionnels de la santé, de la fiscalité, de la comptabilité, des entreprises, des services financiers, du droit et de la réglementation. Avec des clients dans 180 pays et des activités dans plus de 40 pays, l’entreprise emploie environ 19 800 personnes dans le monde et a généré des revenus de 4,8 milliards d’euros en 2021.

Le défi

Moderniser les applications ERP existantes avec Oracle NetSuite

Wolters Kluwer avait besoin d'une solution solide pour mettre en œuvre et moderniser les procédures opérationnelles normalisées (SOP) et intégrer la nouvelle acquisition à son entreprise. Pour ce projet complexe, elle s'est associée à HCLTech afin d'optimiser son acquisition et d'améliorer son ERP dans des délais serrés. Le défi a commencé par le remplacement de l'application ERP héritée de l'entité acquise par NetSuite. Wolters Kluwer devait mettre en œuvre ce nouveau système en seulement quatre mois, avec des exploitations parallèles pendant deux mois.

Ils devaient également instaurer des modèles de facturation complexes et des stratégies de tarification spécifiques aux clients, et surclasser NetSuite vers l’édition destinée au marché intermédiaire pour activer OneWorld.

L'acquisition de cette société a introduit plusieurs éléments inconnus et difficiles à déchiffrer sous forme de structures de données et de processus hérités pour Wolters Kluwer. De plus, ils devaient gérer les échéanciers des projets en cours de la société acquise avec leur principale initiative, ce qui signifiait une coordination imminente entre plusieurs fournisseurs, notamment la technologie fiscale de Vertex et les services de fiscalité d'Ernst & Young, entre autres.

L'objectif

Mise en œuvre d’Oracle NetSuite à l’aide des accélérateurs de livraison enrichis par HCLTech pour améliorer l’ERP

Inspiré par des années de collaboration fructueuse et leur réputation en tant que facilitateur d’écosystème pour les entreprises connectées, Wolters Kluwer s’est associé à HCLTech pour ce projet. Après plusieurs séries de discussions techniques en personne et virtuelles, il a été découvert que la plupart des fonctionnalités requises dans l’environnement informatique du client s’alignaient parfaitement avec Oracle NetSuite. En tant que solution de bout-en-bout, infonuagique et facile à intégrer, NetSuite permettrait de créer un environnement numérique pérenne capable non seulement d’intégrer les processus de facturation pour améliorer l’ERP, mais aussi de fournir des offres de prix personnalisées afin d’accroître la satisfaction client.

La solution

Tirer parti de la pratique Oracle NetSuite de HCLTech pour une migration de données sans faille, une tarification personnalisée et une facturation consolidée

La solution a été mise en œuvre en quatre phases distinctes :

D’abord, une nouvelle filiale a été créée afin de permettre les processus P2P, O2C et R2R. Les données ont été migrées pour l’entité nouvellement acquise et les systèmes hérités acquis ont été remplacés par NetSuite.
À l’étape évolution, l’intégration des factures à partir de fichiers plats générés par les applications héritées a été prise en charge via SFTP.
Dans la prochaine phase de préplanification, un environnement bac à sable avec OneWorld activé a été introduit et le plan de mise en œuvre avec le déploiement du bundle Vertex a été aligné.
Lors de la phase de « pilotage et activation » qui a suivi, l’activation OneWorld des trois filiales de façon hiérarchique a été soutenue pour offrir la personnalisation des listes de prix propres aux clients ainsi que l’ajout de flux de travail. L’équipe a également soutenu la génération des PDF de factures de vente, les tests dans le bac à sable pour les opérations financières avec des importations manuelles et deux cycles d’exécution de facturation SFTP.

La pratique Oracle NetSuite de HCLTech a rationalisé les processus d’acquisition de Wolters Kluwer avec un ensemble d’outils de migration et une approche basée sur un gabarit pour la standardisation post-fusion, et l’engagement est rapidement allé au-delà d’un exercice de migration d’un mois. Nos offres de solutions comprenaient :

Soutien à la conversion de fichiers plats routés SFTP en factures NetSuite : Le fichier plat généré par l’outil d’émission de factures hérité était stocké sur un serveur SFTP avec des données limitées sur les attributs d’articles et l’ID client. Les données étaient ensuite importées dans des enregistrements personnalisés dans NetSuite. Une série de recherches complexes subséquentes ont permis de révéler que des données sur les informations clients, les enregistrements d’articles, les quantités et les prix facturés au client étaient présentes.
Règle de facturation de valeur minimale : Si le montant facturé au client était inférieur au minimum mensuel, une facture supplémentaire était générée pour combler la différence. Cela était nécessaire pour clôturer l’enregistrement personnalisé, puisque la tarification basée sur la quantité s’applique aux factures générées mensuellement. L’équipe de projet a également utilisé ses compétences pour exécuter plusieurs fichiers et éviter les collisions de données.
Mise en œuvre de l’exécution planifiée des processus de facturation : Cela a été fait pour faciliter les opérations manuelles en espaçant les opérations complexes. Cela signifiait maximiser la flexibilité de l’équipe d’affaires pour les téléversements de fichiers dans le dossier SFTP. Des temps d’exécution de script et la gestion des erreurs ont aussi été pris en compte. La solution impliquait également la clôture de la journée soit avec des soumissions, soit par l’envoi de courriels aux clients avec des factures HTML personnalisées.
Modification des factures HTML : Les factures HTML devaient être modifiées pour afficher des informations provenant à la fois de la facture et des enregistrements personnalisés sources. L’équipe a installé un script personnalisé pour exécuter une requête, compiler les informations et générer un bloc HTML. Ce bloc pouvait ensuite être intégré sans difficulté au PDF lors de l’envoi de la facture par courriel.
Activation OneWorld et hiérarchie des filiales : L’édition intermédiaire OneWorld a été activée, avec la création de plusieurs entités légales comme fonctionnalité. L’édition structure de filiale a aussi été installée et la reclassification des données a eu lieu à une date de coupure précise.
Création de listes de prix propres au client : L’équipe a comblé un manque dans la mise en œuvre de NetSuite en créant une extension personnalisée pour prendre en charge des listes de prix propres à chaque client. Cette problématique a été réglée par un enregistrement personnalisé pour une combinaison d’articles, de clients et de niveaux de prix. L’équipe a aussi réalisé une migration ponctuelle de 70 000 enregistrements.
Alignement avec les modèles de déploiement de taxes Vertex : L’équipe a collaboré avec l’équipe de déploiement fiscal EY Vertex pour aligner avec succès les UAT et les flux de travail additionnels et établir la configuration du déploiement fiscal Vertex.
Facturation consolidée, impression HTML et envoi par courriel : NetSuite a été personnalisé pour permettre l’extraction des détails au niveau des lignes des factures consolidées à partir d’enregistrements personnalisés. Les détails au niveau des lignes ont ensuite été stockés comme détails HTML dans un champ texte personnalisé. Plus tard, ces détails de lignes ainsi que les valeurs du champ personnalisé « HTML détaillé » étaient imprimés ensemble dans les PDF améliorés lorsque nécessaire. Ceux-ci étaient envoyés par courriel automatiquement via un flux de travail déclenché pendant les heures ouvrables seulement.

L’impact

Facturation exacte avec tarification personnalisée pour accroître la satisfaction de la clientèle

Grâce à une mise en œuvre efficace et sans erreur combinant les pratiques exemplaires du secteur livrées par Oracle NetSuite et la puissance de notre vaste expérience sectorielle, Wolters Kluwer a bénéficié des avantages suivants :

Calculs de facturation précis basés sur une logique d’affaires bien définie
Élimination des processus manuels sujets aux erreurs
Amélioration de la satisfaction de la clientèle grâce à des prix opportuns et précis ainsi qu’à une facturation détaillée
Adoption d’une structure juridique répondant aux exigences légales et de reporting
Prévention des pertes de revenus par l’application d’une valeur minimale de facture propre au client
Gestion des détails de taxation et des rapports à l’aide de Vertex SuiteApp
Mise en place de processus d'approbation automatisés pour les journaux et le courriel de factures, ce qui a réduit les efforts de suivi
Réduction des délais de clôture des périodes
Rationalisation des activités de relance pour les créances en attente
Automatisation de la facturation permettant des clôtures périodiques plus rapides

Fortement satisfait de la mise en œuvre et de l’impact de notre solution, Wolters Kluwer a poursuivi son partenariat stratégique avec HCLTech pour dynamiser la progression de leurs activités futures.